Günümüzde elektronik ortamda çok fazla iş yapılsa da, evrak işleri günlük çalışma hayatımızın ortak bir özelliğidir ve her zaman olacaktır. Faturalar, envanterler, Klasörler, satış kayıtları, makbuzlar ve not dosyaları zamanla birikir ve çalışma ortamınızı dağınık veya dağınık hissettirebilir.

Farklı türdeki kayıtların ne kadar süreyle tutulacağını çeşitli yasalar düzenler, bu nedenle bunlara aşina olmanız ve evraklarınızı vergi, denetim veya yasal amaçlar için gerekli olduğu sürece saklamanız hayati önem taşır. Yine de bu belgelere istediğiniz zaman erişebilmek önemlidir, bu nedenle belgelerinizi güvenli bir şekilde arşivleme istenilen zaman ulaşım ve güvenli şekilde depolama alanında muhafaza edilmesidır.

Arşiv depolama hizmeti için en uygun depolama çözümleri sunmaktayız. Kurum ve Şirketlere özel arşiv depolama alanları ile evraklarınızı güvenli şekilde depolayın.

Arşivlerinizi nerede tutmalısınız?

Arşivlemenizin çoğu, açıkça etiketlenmiş kutularda (belki yıllara göre veya işletmenizin nasıl organize edildiğine bağlı olarak içeriklere göre) güvenli bir şekilde saklanabilir. Ofislerinizde yer yoksa, arşivlerinizi akıllı depo veya Self Storage ile iç mekan depolama ünitelerimizden birinde saklayabilirsiniz, binalar CCTV ve hırsız alarmları ile izlenir ve tek anahtar sahibi siz olursunuz. Depolama ünitelerimiz temiz ve kuru olduğundan, belgeleriniz tekrar ihtiyacınız olana kadar güvende tutulacaktır.

Yeniden oluşturulamayan hassas veya yasal belgeler varsa, bunlar uzman bir yanmaz, su geçirmez saklama kabında muhafaza etmeniz gerekmektedir.

Self Storage Arşiv Depolama Özellikleri

Arşivlerinizi Self Storage ile depolamaya karar verirseniz, Ankara- İstanbul ve Gebze lokasyonlarımızda şehir merkezine yakın noktalarda arşiv depolama alanlarımız mevcuttur bu nedenle kolayca ulaşabiliyoruz.

Odalarımızın büyüklükleri 10m3 kilitli dolaplardan 150m3'e kadar depolarımız mevcuttur. Ayrıca belgelerinizi düzenli tutmak ve ünitenizde hızlı ve kolay bir şekilde bulmanızı sağlamak için mağazalarımızdan kutu, ambalaj, koruyucu malzeme satın alabilir yada Arşiv depolama nakliye hizmetinide sunabiliriz. Firmamız 2010 yılından günümüze kadar profesyonel olarak uzun süreli depolama hizmeti sunmaktadır.

Arşiv Depolama İpuçları

Kuru, temiz ve modern depolama tesisleri, gizli belgeler ve önemli dosyalar için en iyi korumayı sunar, ancak arşivlerinizin bıraktığınız gibi olmasını sağlamak için, bunları ekstra özenle saklamak ve paketlemek önemlidir.

1. Önce Gereksiz Dosyaları Temizleyin Dosya temizleme işlemine başladığınızda, kağıt belgelerinizi arşivlemek daha hızlı ve daha kolaydır. Yasal saklama gerekliliklerini aşan dosyalardan kurtularak başlayın. Profesyonel bir imha ile dosya temizleme sürecini sizin için kolaylaştırır.
2. Sağlam kutular kullanın — Belgelerinizi depoya yerleştirirken, belgeler için tasarlanmış kaliteli kutular kullanmak önemlidir. Akıllı Depo uzun süreli arşiv depolama sırasında dosyalarınızı korumak için bant, ambalaj kağıdı ve arşiv ve belge saklama kutuları bulunan uygun bir paketleme malzemelerimiz mevcuttur.
3. İçeriği listeleyin — Her kutunun içeriğinin kapsamlı bir listesini yaparak, önemli belgeleri kolaylıkla bulabilecek, arşivlerinizi ve belgelerin tarihini takip edebileceksiniz.
4. Ünitenizi düzenleyin — Ünitenizi paketlerken, zaman ve enerjiden tasarruf etmek için ilgili belgeleri bir araya getirmeniz çok önemlidir. Her kutuyu buna göre etiketleyin ve kutuları aramak için yeterli alan bırakmayı unutmayın.
5. Hızlı ve Doğru Erişimi SağlayınArşiv kayıtlarınıza çok sık ihtiyacınız olmayabilir, ancak ihtiyaç duyduğunuzda, hızlı ve verimli bir şekilde alınması gerekir. Çoğu yerinde arşivleme sistemi iyi organize edilmemiştir ve kritik bilgileri bulmak için kutuları araştırmayı gerektirir. Arşiv kayıtlarınızı depolama alanında sakladığınızda bu uyarımızı dikkate alırsanız çok daha hızlı bir şekilde aradığınız dosyaya ulaşabilirsiniz.
6. Belgelerinizin ne zaman yok edilebileceğini takip edin: Belgeleri arşivlemek, uyumluluğunuzu sürdürmek ve gerektiğinde makbuz ve maaş bordrosu gibi kanıtlara sahip olmak için önemlidir. Bununla birlikte, belgeler birkaç yıllık olduğunda, genellikle artık saklanmalarına gerek kalmaz. Belgeleri arşivlerken, artık gerekmeyecekleri bir imha tarihi ile etiketleyin. Bu, güncel olmayan belgeleri takip etmeyi kolaylaştıracak ve depolama alanınızı verimli bir şekilde kullanmanızı sağlayacaktır.

Kağıt Belgelerimi Nerede Saklamalıyım?

Sonuç olarak, belgelerinizi saklamanın en iyi yolu, ne kadar saklamanız gerektiğine ve ne kadar harcamak istediğinize bağlıdır. İşte iki ana seçeneğiniz.

1. Kurum İçi Depolama

Şirket içi depolama, depolamak için yalnızca az sayıda belgesi olan bireyler ve küçük işletmeler için iyi bir seçenektir. Bu yoldan gitmeyi seçerseniz, onları güvenli bir şekilde saklamak için gerekli donanıma sahip olduğunuzdan emin olmanız gerekir.

Gerçekten önemli belgeler için yanmaz bir kasa satın almayı düşünebilirsiniz, çünkü bu, kağıt belgelerinizin tesislerinizde meydana gelebilecek her türlü felaketten sağ kurtulmasını sağlayacaktır.

Normal dosya dolapları veya diğer depolama birimlerini kullanmayı seçerseniz, güvenli olduklarından emin olun ve ataç ve ayırıcılarla düzenli tutun.

2. Depolama Tesisleri

Tesis dışı depolama olanaklarını kullanmak, mükemmel güvenlik ve uygun fiyatlı alan sundukları için uygun maliyetli bir çözümdür.

Bir depolama tesisi seçerken aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Arşiv Depolama Tesisi iş yerinize ne kadar yakın? Belgelerinize hızlıca erişebilir misiniz?
• Güvenlik ve erişim. Seçtiğiniz tesisin hem dahili hem de harici kameralarla ve uygun şekilde denetlenmiş çalışanlarla güvenli olduğundan emin olmanız gerektiğini söylemeye gerek yok.
• Arşiv depolama kağıdın bozulmasına karşı koruma sağlamak uygun ortamda mı , rutubetli mi bunları çok dikkat etmeniz gerekmektedir. Bu nedenle Arşiv depolma hizmetini almadan önce depolama alanını yerinde tespitini yapmanız gerekmektedir. Bu özelliğe ihtiyacınız olup olmayacağını düşünün ve buna göre bir tesis seçin.

Arşiv depolama hizmeti kiralamaya hazır mısınız?. Bugün Size en yakın tesiste Arşiv depolama alanı kiralayın .